Dieselmoottoriosien ostopyynnön laatiminen

Esittely

Selkeä varaosakysely säästää aikaa, koska tuote määritellään ennen kaupallisen keskustelun aloittamista. Tässä oppaassa kerrotaan, miten järjestetään varaosaviitteet, moottoritiedot, valokuvat ja tilausvaatimukset teollisuus- tai merikäyttöön tarkoitettujen dieselmoottorien varaosiin.

Aloita asennetusta varustuksesta

Vaihto-osien kysely on hyödyllisin, kun se aloitetaan jo käytössä olevasta varustuksesta. Täydellinen moottorin merkintä, sen sarjanumero (jos saatavilla) ja koneen tai aluksen malli antavat ostajalle vahvemman lähtökohdan kuin lyhyt moottoriperheen nimi. Merkitse nämä tiedot muistiin ennen kuin purutut komponentit erottuvat etiketeistään. Tunnistuslevyn valokuvat voivat säilyttää jälkiliitteet ja muut merkit, jotka ovat helppoa unohtaa, kun numero kopioitaisiin käsin.

Käytä täyttä viitettä

Osanumerot auttavat erottamaan toisistaan tuotteita, jotka voivat näyttää samoilta valokuvissa. Kopioi täydellinen viite olemassa olevasta komponentista, mukaan lukien jälkiliitteet tai muut tunnisteet. Jos katalogissa oleva numero eroaa alkuperäisen osan numerosta, lähetä molemmat toimittajalle vertailua varten. Yhdistäminen tulisi perustua todelliseen komponenttiin ja sen käyttöön liittyviin tietoihin. Älä oleta, että yhteinen moottorinimi tai samankaltainen muoto tekevät kahdesta tuotteesta vaihtoehtoisia.

Valokuvat, jotka vastaavat tunnistuskysymyksiin

Käytä valokuvia, jotka näyttävät tietoja eivätkä ainoastaan tuotteen yleistä ulkoasua. Ota kuva komponentin merkinnästä, kaikista painetusta tai valugussa olevista viitteistä, kiinnitysalueesta ja kytkennöistä. Sisällytä moottorilevyn kuva, jotta komponentti voidaan yhdistää oikeaan laitteistoon. Pidä kuvat selkeinä ja vältä tunnisteiden peittämistä selityksillä. Jos pyydetään useita samankaltaisia tuotteita, nimetä tai numeroi kuvat johdonmukaisesti vastaavan pyyntörivin kanssa.

Kuvaile korjausalue ilman arvailua teknisistä tiedoista

Ostajien ei tarvitse keksiä puuttuvaa mittoja tai päättää komponentin määrittelyjä valokuvasta. Sen sijaan kuvaile laitteisto ja poistettu osa, ja tunnista sitten tiedot, joita haluat verrata. Kokoonpanopakettiin liittyvässä tapauksessa kuvaile tarkoitettua korjausta sen sijaan, että oletettaisiin kaikkien liittyvien komponenttien olevan mukana. Sähkökomponenteissa säilytä olemassa olevat viitteet ja liittimien valokuvat. Tarkkuuspolttoainesysteemin osissa sisällytä kyseisen pumpun tai suihkuttimen kokoonpanon tunnistus.

Erota tunnistaminen toimitusalueesta

Komponentin nimi ei aina kerro, mitä ehdotetussa toimituksessa on mukana. Luettelo voi viitata yksittäiseen tuotteeseen, osittaiseen kokoonpanoon tai sarjaan. Valokuvat voivat esittää useita näkökulmia samasta kohteesta, eikä niitä tulisi tulkita toimitettujen osien lukumääränä. Pyydä tarjouksesta selkeää tunnistetta, määrää ja mukana olevia lisävarusteita. Sarjan tapauksessa tarkista yksityiskohtainen sisältöluettelo suhteessa tarkoitettuun korjaustyöhön.

Luo kysely, jota voidaan tarkistaa

Käytännöllinen pyyntö sisältää alkuperäisen viitenumeron, täydelliset moottoritiedot, selkeät valokuvat, määrän ja toimituskohdepaikan. Jos tarvitaan useampia komponentteja, käytä jokaista viitenumeroa kohden erillistä riviä. Selitä, onko vaatimus yksittäiselle vaihdolle vai osa laajempaa korjausprojektia. Lisää pyyntöön kaikki vaaditut asiakirjat. Selkeät tiedot mahdollistavat tunnistusongelmien ratkaisemisen erillään hinnasta, saatavuudesta, pakkauksesta tai toimituksesta käytävistä keskusteluista.

Hyödyllinen kyselyesimerkki

Tehokas viesti voi kuulua: Pyydämme tarjousta liitetyissä kuvissa näkyvästä osasta. Moottorilaatta ja olemassa olevien komponenttien merkinnät on sisällytetty. Vaadittu määrä ja toimituskohde on lueteltu alla. Ole hyvä ja ilmoita ehdotettu toimitus, sisällytetyt lisävarusteet ja nykyiset kaupalliset ehdot. Tämä sanamuoto esittää ostopyynnön ilman, että väitetään yhteensopivuustulosta, jota ei ole vielä vahvistettu. Lisää jokainen erityinen osan viitenro ja määrä erillisenä kohdekohtaisena tiedona.

Ylläpidä toistotilauksen tietueita

Kun tuote on tunnistettu ja tilattu, säilytä tarjous ja komponenttitiedot laitteiston huoltotietueissa. Tämä tarjoaa viitteen tuleviin kyselyihin, mutta sitä on silti tarkistettava, kun laitteisto tai vaadittu eritelmä muuttuu. Hinnat, saatavuus ja toimitusehdot voivat myös muuttua tilausten välillä. Toistotilaus on siksi luotettavin silloin, kun ostaja käyttää uudelleen tunnistustietuetta ja vahvistaa uudelleen nykyiset toimitus- ja kaupalliset ehdot.

Tarkista tarjous ennen tilausta

Tarjous pitäisi kuvata ehdotettua tuotetta sellaisilla termeillä, joilla ostaja voi verrata sitä alkuperäiseen pyyntöön. Tarkista viite, määrä, lisävarusteet ja sovitut ehdot, äläkä luota pelkästään tuotteen nimeen. Vahvista saatavuus ja toimitusaikataulun odotukset varsinaiselle tilaukselle. Jos toimittaja ehdottaa vaihtoehtoa, tarkista täydellinen kuvaus ja sen soveltamisperusteet. Kirjaa kaikki muutokset kirjallisesti, jotta lopullinen tilausrekisteri selittää, mitä on sovittu.

Pidä kirjaa vastaanotosta ja asennuksesta

Kun tavarat saapuvat, vertaa niitä hyväksyttyyn tilaukseen: tarkista merkinnät, näkyvät viitteet ja määrät. Tarkista mahdolliset kuljetusvauriot ja säilytä pakkaus, kunnes saapuvan tavaroiden tarkastus on valmis. Jos havaitset eroa, dokumentoi se ennen asennusta ja ota yhteyttä toimittajaan alkuperäisen viestintäkanavan kautta. Säilytä komponentin tunnistetiedot huoltotietueessa. Asennukseen ja moottorikohtaisten mittauksien tai säätöjen suorittamiseen tulee käyttää oikeita huolto-ohjeita ja koulutettuja korjaushenkilökuntaa.

Lopullinen tarkistus ennen lähetystä

Ennen kuin lähetät kyselyn, kysy itseltäsi, voisiko toinen henkilö tunnistaa jokaisen pyydetyn tuotteen liitetystä tiedosta. Tarkista, että kuvat kuuluvat oikeaan kyselyriviin, että määrä on ilmoitettu selvästi ja että toimituskohde on mainittu. Säilytä viesti ja sen liitteet yhdessä. Selkeä ostotietue tukee seuraavaa keskustelua ilman teknisiä väitteitä, joita saatavilla oleva tieto ei tue.