डीजल इंजन के भागों के लिए अनुरोध तैयार करने का तरीका

परिचय

एक स्पष्ट भाग अनुरोध समय बचाता है, क्योंकि यह वाणिज्यिक चर्चा शुरू होने से पहले वस्तु की पहचान करता है। यह मार्गदर्शिका औद्योगिक या समुद्री डीज़ल इंजन के भागों के लिए भाग संदर्भ, इंजन की जानकारी, फ़ोटोग्राफ़ और आदेश आवश्यकताओं को कैसे व्यवस्थित करना है, इसकी व्याख्या करती है।

स्थापित उपकरणों के साथ शुरुआत करें

प्रतिस्थापन-भागों की जांच तब सबसे उपयोगी होती है जब वह पहले से सेवा में लगे उपकरण से शुरू होती है। पूर्ण इंजन नामांकन, उपलब्ध होने पर उसका श्रृंखला संख्या, और मशीन या जहाज का मॉडल खरीदार को एक संक्षिप्त इंजन-परिवार नाम की तुलना में मजबूत शुरुआती बिंदु प्रदान करते हैं। इन विवरणों को अलग किए गए घटकों के उनके लेबलों से अलग होने से पहले दर्ज कर लें। पहचान प्लेट की तस्वीरें उन उपलग्नकों और अन्य अक्षरों को संरक्षित कर सकती हैं जो संख्या को हाथ से लिखते समय आसानी से छूट जाते हैं।

पूर्ण संदर्भ का उपयोग करें

भाग संख्याएँ उन वस्तुओं को अलग करने में सहायता करती हैं जो फ़ोटोग्राफ़ में समान दिख सकती हैं। मौजूदा घटक से पूर्ण संदर्भ की प्रतिलिपि बनाएँ, जिसमें उपसर्ग, या अन्य पहचान चिह्न शामिल हों। यदि कैटलॉग में दी गई संख्या मूल वस्तु पर अंकित संख्या से भिन्न है, तो तुलना के लिए आपूर्तिकर्ता को दोनों संख्याएँ भेजें। कोई मिलान वास्तविक घटक और उसके अनुप्रयोग के आधार पर होना चाहिए। यह नहीं माना जाना चाहिए कि साझा इंजन का नाम या समान आकार दो उत्पादों को परस्पर विनिमेय बना देता है।

पहचान संबंधी प्रश्नों के उत्तर देने वाले फ़ोटोग्राफ़

उस वस्तु के सामान्य रूप के बजाय जानकारी दिखाने वाले फ़ोटोग्राफ़ का उपयोग करें। घटक के लेबल, कोई भी छापा या ढलवां संदर्भ, माउंटिंग क्षेत्र और प्रासंगिक कनेक्शन को कैप्चर करें। इंजन-प्लेट का फ़ोटो शामिल करें ताकि घटक को सही उपकरण से जोड़ा जा सके। छवियाँ स्पष्ट रखें और पहचान अंकों को एनोटेशन के साथ ढकने से बचें। जब कई समान वस्तुओं के लिए अनुरोध किया जा रहा हो, तो छवियों का नाम या संख्या अनुरोध की संबंधित पंक्ति के अनुरूप सुसंगत रूप से दें।

मरम्मत के दायरे का वर्णन करें, बिना विनिर्देशों का अनुमान लगाए।

खरीदारों को किसी गायब माप को आविष्कार करने या किसी फोटोग्राफ से किसी घटक के विनिर्देशन का निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, उपकरण और जिस भाग को हटाया गया है, उसका वर्णन करें, फिर उस सूचना की पहचान करें जिसकी तुलना करने की आवश्यकता है। किसी किट के लिए, यह मानने के बजाय कि प्रत्येक संबंधित घटक उसमें शामिल है, अभिप्रेत मरम्मत का वर्णन करें। किसी विद्युत घटक के लिए, मौजूदा संदर्भ और कनेक्टर की फोटोग्राफ़ बनाए रखें। सटीक ईंधन-प्रणाली के भागों के लिए, संबंधित पंप या इंजेक्टर असेंबली की पहचान शामिल करें।

पहचान को आपूर्ति के क्षेत्र से अलग करें

किसी घटक का नाम हमेशा यह नहीं बताता कि प्रस्तावित आपूर्ति में क्या शामिल है। एक सूची एक व्यक्तिगत वस्तु, आंशिक असेंबली या किट को संदर्भित कर सकती है। फोटोग्राफ़ एक ही वस्तु के कई दृश्य दिखा सकते हैं और उन्हें आपूर्ति की गई टुकड़ों की संख्या के रूप में नहीं पढ़ा जाना चाहिए। कृपया उद्धरण से वास्तविक वस्तु, मात्रा और शामिल एक्सेसरीज़ की पहचान करने का अनुरोध करें। किसी किट के लिए, अभिप्रेत मरम्मत के क्षेत्र के विरुद्ध वस्तु-वार सामग्री सूची की समीक्षा करें।

एक ऐसी पूछताछ तैयार करें जिसकी समीक्षा की जा सके

एक व्यावहारिक पूछताछ में मूल संदर्भ, पूर्ण इंजन सूचना, स्पष्ट फोटोग्राफ़, मात्रा और डिलीवरी का गंतव्य शामिल होता है। यदि एक से अधिक घटकों की आवश्यकता है, तो प्रत्येक संदर्भ के लिए अलग पंक्ति का उपयोग करें। बताएँ कि क्या आवश्यकता एक व्यक्तिगत प्रतिस्थापन के लिए है या किसी व्यापक मरम्मत परियोजना के भाग के रूप में है। अपने अनुरोध में कोई आवश्यक दस्तावेज़ जोड़ें। स्पष्ट रिकॉर्ड से पहचान संबंधी प्रश्नों को मूल्य, उपलब्धता, पैकिंग या डिलीवरी पर चर्चा से अलग रूप से हल किया जा सकता है।

एक उपयोगी पूछताछ का उदाहरण

एक प्रभावी संदेश इस प्रकार हो सकता है: हम संलग्न फ़ोटोग्राफ़ में दिखाए गए भाग के संदर्भ के लिए एक उद्धरण का अनुरोध कर रहे हैं। इंजन प्लेट और मौजूदा घटक के चिह्न भी सम्मिलित हैं। हमारी आवश्यक मात्रा और डिलीवरी का गंतव्य नीचे सूचीबद्ध है। कृपया प्रस्तावित आपूर्ति, सम्मिलित एक्सेसरीज़ और वर्तमान वाणिज्यिक शर्तों की पहचान करें। यह शब्दावली एक खरीद अनुरोध को स्पष्ट करती है, बिना किसी संगतता परिणाम का दावा किए जो अभी तक स्थापित नहीं किया गया है। प्रत्येक विशिष्ट भाग संदर्भ और मात्रा को अलग-अलग आइटम के रूप में जोड़ें।

दोहराए गए ऑर्डर का रिकॉर्ड बनाए रखें

जब वस्तु की पहचान कर ली जाती है और ऑर्डर दे दिया जाता है, तो उद्धरण और घटक की जानकारी को उपकरण रखरखाव रिकॉर्ड के साथ संग्रहित करें। यह भविष्य की किसी जाँच के लिए एक संदर्भ प्रदान करता है, लेकिन जब भी उपकरण या आवश्यक विनिर्देश में परिवर्तन होता है, तो इसे फिर से समीक्षित किया जाना चाहिए। मूल्य, उपलब्धता और डिलीवरी व्यवस्थाएँ ऑर्डर के बीच भी बदल सकती हैं। अतः दोहराए गए खरीद के लिए सबसे विश्वसनीय तरीका यह है कि खरीदार पहचान रिकॉर्ड का पुनः उपयोग करे और वर्तमान आपूर्ति तथा वाणिज्यिक शर्तों की पुनः पुष्टि करे।

ऑर्डर देने से पहले उद्धरण की समीक्षा करें

एक उद्धरण में प्रस्तावित वस्तु का वर्णन ऐसे शब्दों में किया जाना चाहिए जिनके आधार पर खरीदार मूल अनुरोध के साथ तुलना कर सके। केवल उत्पाद के शीर्षक पर निर्भर न रहें, बल्कि संदर्भ, मात्रा, सहायक उपकरण और सहमत शर्तों की जाँच करें। वास्तविक आदेश के लिए उपलब्धता और भेजने की अपेक्षाओं की पुष्टि करें। यदि आपूर्तिकर्ता कोई विकल्प प्रस्तावित करता है, तो पूर्ण वर्णन और उसके प्रयोग के आधार की समीक्षा करें। किसी भी परिवर्तन को लिखित रूप में रखें ताकि अंतिम आदेश रिकॉर्ड में स्पष्ट हो कि क्या सहमति हुई थी।

प्राप्ति और स्थापना तक रिकॉर्ड बनाए रखें

जब सामान पहुँचे, तो लेबल्स, दृश्यमान संदर्भ और मात्राओं की तुलना स्वीकृत आदेश से करें। परिवहन के दौरान हुए दृश्यमान क्षति की जाँच करें और आगमन समीक्षा पूरी होने तक पैकेजिंग को सुरक्षित रखें। यदि कोई अंतर पाया जाता है, तो इसे स्थापना से पहले दस्तावेज़ित करें और मूल संचार चैनल के माध्यम से आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें। रखरखाव रिकॉर्ड के साथ घटक की पहचान बनाए रखें। सही सेवा सूचना और योग्य मरम्मत कर्मियों के मार्गदर्शन में स्थापना और कोई भी इंजन-विशिष्ट माप या समायोजन किए जाने चाहिए।

भेजने से पहले अंतिम जाँच

पूछताछ भेजने से पहले, पूछें कि क्या कोई अन्य व्यक्ति संलग्न रिकॉर्ड से प्रत्येक अनुरोधित वस्तु की पहचान कर सकता है। सुनिश्चित करें कि फोटोग्राफ़ सही पूछताछ पंक्ति से संबंधित हैं, कि मात्रा स्पष्ट रूप से बताई गई है और कि गंतव्य शामिल है। संदेश और उसके संलग्नकों को एक साथ रखें। एक स्पष्ट खरीद रिकॉर्ड अगली चर्चा का समर्थन करता है, बिना किसी ऐसे तकनीकी दावे के जो उपलब्ध जानकारी द्वारा स्थापित नहीं किए जा सकते।