मौजूदा घटक पर अंकित संख्या और पूर्ण इंजन मॉडल (कोई भी उपसर्ग सहित) से शुरुआत करें। इंजन प्लेट, भाग के चिह्न और संबंधित इंटरफ़ेस की तस्वीरें जोड़ें। मात्रा और डिलीवरी की गंतव्य स्थिति का उल्लेख करें।
यदि पूछताछ किसी किट या असेंबली को शामिल करती है, तो उद्दिष्ट मरम्मत के दायरे का वर्णन करें और उसकी सामग्री की पहचान करने के लिए कहें। यदि कोई वैकल्पिक विकल्प प्रस्तावित किया गया है, तो उसे स्वीकार करने से पहले उसके संदर्भ और अनुप्रयोग विवरण की समीक्षा करें। उत्पाद चयन को उद्धरण को आदेश के रूप में माने जाने से पहले हल कर लेना चाहिए।
कोई आदेश पुष्टि करने से पहले, उद्धरण के साथ उत्पाद संदर्भ, मात्रा और विवरण की जाँच करें। शामिल एक्सेसरीज़, पैकिंग व्यवस्था, डिलीवरी शर्तें, भुगतान की शर्तें और कोई भी दस्तावेज़ आवश्यकताएँ पुष्टि करें। वास्तविक आदेश के लिए उपलब्धता और भेजने का समय बताया जाना चाहिए।
स्वीकृत उद्धरण और आदेश पुष्टिकरण को एक साथ रखें। जहाँ कई संदर्भों का आदेश दिया गया हो, प्रत्येक वस्तु और मात्रा को अलग-अलग दर्ज करें। यदि कोई आवश्यकता बदल जाती है, तो वस्तुओं के भेजे जाने से पहले लिखित में परिवर्तन पर सहमति लें।
सुझाए गए सेवा लेबल: वस्तु पुष्टिकरण | मात्रा समीक्षा | आपूर्ति क्षेत्र | डिलीवरी शर्तें | आदेश रेकॉर्ड
प्राप्ति पर, वस्तु संदर्भ और मात्रा की तुलना स्वीकृत आदेश से करें और यातायात से हुए दृश्यमान क्षति की जाँच करें। आगमन निरीक्षण पूरा होने तक पैकेजिंग, लेबल और संबंधित आदेश दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखें।
यदि डिलीवर की गई वस्तु सहमत विवरण से भिन्न प्रतीत होती है, तो भाग को लगाने से पहले मूल संचार चैनल के माध्यम से आदेश संदर्भ, फोटोग्राफ और समस्या का स्पष्ट विवरण भेजें। कोई भी दावा, वापसी या वारंटी व्यवस्था उस आदेश के लिए सहमत शर्तों के अनुसार संभाली जानी चाहिए। इंस्टालेशन और इंजन मरम्मत को सही सेवा सूचना और योग्य कर्मियों का उपयोग करके किया जाना चाहिए।
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